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ARHI: Application RH ICube : Manuel administrateur

Prise en main: Navigation Après s'être connecté sur l'intranet cliquer sur le bouton ARHI

Le menu de gauche permet l'accès aux différents formulaires d'édition. Le bouton en bas du menu permet de réduire celui-ci et de laisser plus d'espace aux formulaires centraux Menu de gauche réduit

Ouvre cette page d'aide Revenir à l'accueil de ARHI Effectuer un export des données via une sélection de filtres Fonctionnalité future Sur chaque page vous retrouvez en haut de celle-ci un filet bleu indiquant le contexte de la page précédé d'un petit bouton vert Ici le bouton vert permet de revenir à la liste des enregistrements.

Actions sur les membres du laboratoire Liste des membres du laboratoire Trois listes sont disponibles: le personnel actif, les personnes parties et les stagiaires

Les actions pour chaque personne Éditer les informations courantes de la personne Accéder au dossier de la personne : permet de suivre l'évolution d'une personne Aucun bureau n'est enregistré. Ajouter un bureau et numéro de téléphone Éditer le bureau et numéro de téléphone Permet de désactiver une personne, s'applique pour les personnes parties. Les personnes désactivées n'ont plus accès à l'intranet Supprimer définitivement une personne, elle ne sera pas conservée dans les archives

Icônes d'information Cette personne n'a pas activé son compte

Enregister et envoyer un mail Enregistrer et envoyer un mail à la personne afin de l'informer qu'elle doit activer son compte

Dossier d'une personne Cette page liste l'historique des statuts d'une personne. C'est ici que vous pouvez ajouter/modifier un HDR ou encore une cotutelle Depuis cette page vous pouvez modifier le statut. ex: un doctorant devient postdoc. Vous pouvez également lui attribuer une nouvelle équipe tout en conservant l'historique de ses affectations. Il est important d'indiquer les dates de sorties si la personne change d'équipe ou change de statut. Si vous indiquer une date de fin sans ajouter de nouveau statut la personne est considérée comme partie, son compte est donc désactivé. Vous pouvez le voir à l'aide du bouton orange en forme de cadenas ouvert ou fermé en haut de cette page. Associer des mots clés, utile notamment pour la génération des listes de diffusion.

Modifier un bureau

Import via une extraction Labintel L'import depuis une extraction détaillée de labintel est essentiellement intéressant pour un import massif. on upload le fichier extrait de labintel le nombre de personnes trouvées non présentes s'affiche : du fait des doublons dans labintel il se peut que des personnes s'affichent alors qu'elles sont déjà dans la base ! on coche les personnes à importer on valide à l'aide du bouton bleu foncé. Attention l'import d'une personne déjà présente risque d'écraser ses informations La partie comparaison des informations n'est pas totalement fonctionnelle ! Ne pas utiliser pour le moment. dans l'ordre: coche l'ensemble, décoche l'ensemble, import Comparaison ARHI > Labintel La comparaison est effectuée à l'aide du numéro Labintel d'une personne. Il arrive que ce numéro soit modifié par labintel, ce qui amène des "erreurs" dans le comparatif. Dans ce cas utilisez le bouton bleu "Edit n° labintel" et renseigner le numéro que l'on trouve dans le fichier excel (csv) labintel.

Export des données Trois formats sont actuellement possibles: un export global avec utilisation de filtres, l'export formaté des permanents et l'export formaté des non permanents.

La page d'export se découpe en deux parties: en haut le formulaire permettant de filtrer les données, en bas le résultat de l'application des filtres. Pour chaque colonne vous pouvez filtrer de la façon suivante: Utilisez Est défini, N'est pas défini sur les colonnes ITA, CEC, Doctorants afin de ne sélectionner qu'une catégorie de personne.

Le bouton Reset permet de réinitialiser les filtres L'export s'effectue tout en bas de la page Utiliser ce bouton pour masquer les filtres